MANAJEMEN PROYEK: June 2015

Tugas manajemen proyek tentang proposal penawaran

PROPOSAL PENAWARAN SOFTWARE SISTEM INFORMASI RUMAH SAKIT

A. RUANG LINGKUP PROJECT

1. Latar Belakang

Pada saat ini, kegiatan operasional instansi tidak dapat dipisahkan lagi dari adanya teknologi informasi (TI), di mana suatu instansi membutuhkan TI untuk meningkatkan kemampuan competitive advantage serta menjawab kebutuhan bisnis dalam memenuhi tuntutan aktifitas operasional instansi dan time to market. Untuk itulah dibutuhkan suatu sinergi yang kuat antara bisnis dan teknologi, agar terjadi keselarasan dan dapat selalu berjalan beriringan dalam meningkatkan pertumbuhan bisnis. Salah satu sarana di bidang TI yang dapat digunakan untuk menjawab kebutuhan kegiatan operasional instansi adalah teknologi berbasis web, yaitu suatu teknologi yang memberikan berbagai macam kemudahan, karena dapat diakses secara realtime dan mempunyai interface yang simple, yaitu berupa web browser.

Kehadiran teknologi berbasis web telah banyak merubah proses operasional instansi (aktifitas instansi) serta menjadi katalisator dalam meningkatkan pertumbuhan dan memberikan nilai tambah, sehingga melahirkan suatu ide strategis demi mewujudkan visi dan misi organisasi (instansi).

2. Konsep Project

Rumah Sakit adalah suatu instansi yang bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Saat ini, Rumah Sakit belum menerapkan dan memanfaatkan keberadaan teknologi informasi terintegrasi guna mendukung aktifitas kerja sehari-hari, sehingga sebagian besar aktifitas operasional pelayanan kesehatan masih dilakukan secara manual, baik aktifitas manajemen pelayanan kesehatan maupun aktifitas manajemen akuntansi keuangan. Seiring dengan perjalanan kegiatan operasional rumah sakit, dijumpai banyak sekali kendala yang menimbulkan permasalahan yang mengganggu aktifitas sehari-hari. Karena sebagian aktifitas masih dilakukan secara manual, otomatis mempersulit dan memperlambat petugas rumah sakit untuk melayani pasien, baik yang ingin berobat, rawat inap, rawat jalan, instalasi gawat darurat, instalasi bedah, rekam medis, dan layanan-layanan lainnya yang diperuntukkan untuk masyarakat.

Selain masalah tersebut, Rumah Sakit juga kesulitan dalam mengatur akuntansi keuangannya (menyiapkan laporan keuangan). Untuk mengatasi permasalahan tersebut, kami sebagai tim pengambang sistem informasi berbasis web menawarkan solusi untuk mengatasi berbagai masalah yang sudah disebutkan di atas. Solusi tersebut berupa Sistem Informasi Rumah Sakit atau disingkat SIRS. Sistem ini dikembangkan dengan harapan dapat membantu dalam proses administrasian aktifitas operasional rumah sakit dan pendokumentasian transaksi keuangannya. Selain itu, SIRS ditujukan untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan dimaksudkan untuk meningkatkan pengawasan administrasi yang lebih baik. Pemanfaatan teknologi informasi dalam rangka pembentukan kumpulan data secara terpusat yang terkoordinasi dengan semua sub bagian rumah sakit guna meningkatkan kemampuan akses informasi manajemen dan transaksi keuangan.

3. Tujuan Program

Tujuan utama dari SIRS adalah meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kemampuan integrasi

dalam pelayanan kesehatan, mulai dari pelayanan rawat jalan, rawat inap, instalasi gawat darurat, instalasi bedah, rekam medis, unit gizi, dan sampai pada manajemen akuntansi keuangan rumah sakit. Sistem Informasi ini berbasis web yang memberi kemudahan kepada rumah sakit untuk mengakses seluruh informasi yang dibutuhkan tanpa terhalang oleh jarak dan waktu. Dengan adanya alur proses kegiatan yang otomatis dalam pemrosesan dan pengendalian akses, maka akan mempermudah organisasi mendapatkan informasi berupa laporan keuangan dan laporan lain yang terkait. Sistem pelaporan (reporting) juga akan disesuikan dengan format standar.

4. Kemampuan Program

Sistem Informasi rumah sakit yang akan kita bangun merupakan sistem informasi dengan basis web (client-server). Fitur aplikasi yang ada pada SIRS ini terdiri dari:

a. Admisi: modul ini digunakan untuk melakukan pendaftaran pasien. Baik pasien baru ataupun pasien lama. Nomor Rekam medis (medical record) pada modul admisi dibuat secara otomatis. Sehingga petugas tidak perlu memikirkan lagi mana nomor rekam medis yang sudah terpakai atau belum. Adapun pendaftarannya sendiri meliputi pendaftaran rawan jalan (rajal) dan pendaftaran rawat inap (ranap). Pada modul admisi juga bisa melakukan antrian dan pemesanan kamar. Pada rawat inap pendaftaran dibagi dalam kelas-kelas pelayanan. Untuk mendukung modul admisi akan diberikan form-form inputan data master, seperti data master dokter, datamaster poliklinik, data master pasien (untuk melakukan pengubahan data pasien bila terjadi kesalahan). Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Pendaftaran pasien, baik rawat inap maupun rawat jalan.

2) Pencarian pasien rawat inap.

3) Monitor antrian kamar untuk pasien rawat inap.

4) Fitur form data pasien yang digunakan untuk mendata dan merubah data pasien.

b. Apotik: adalah modul yang digunakan untuk melakukan transaksi penjualan obat dan bahan medis. Di dalamnya disediakan fitur untuk menjual racikan. Segala transaksi di apotik langsung mengurangi stock barang saat itu juga, hal ini mengakibatkan opname dan pemantauan item obat dan bahan menjadi lebih mudah. Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Inventori bahan-bahan medis.

2) Manajemen harga penjualan obat.

3) Transaksi penjualan obat dan pembuatan racikan obat.

4) Pembayaran obat di kasir.

5) Laporan penjualan obat.

6) Laporan persediaan obat.

c. Bangsal: Modul bangsal digunakan untuk operasional bangsal. Bangsal terdiri dari ruangan dan kamar. Di dalam kamar ada bed yang ditempati oleh pasien. Pasien masuk bangsal apabila pasien ingin melakukan rawat inap. Transaksi bed di SIRS adalah perjam (ini menjadi salah satu kunci persaingan rawat inap). Pasien di SIRS memiliki inventoy obat sendiri. Adapun obatnya dibeli dari apotik. Apabila si pasien keluar, dan ada obat-obat yang bisa dikembalikan maka pasien bisa mengembalikannya di apotik. Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Pendataan bangsal.

2) Pendataan ruangan dan kelas.

3) Pendataan kamar.

4) Pendataan bed atau tempat tidur dan tarif

d. Kasir: merupakan modul yang digunakan untuk melayani pembayaran pasien. Semua proses pembayaran terjadi di sini. Kasir juga menyediakan fitur deposit bagi pasien ranap sebagai jaminan. Pembayaran juga bisa dilakukan dengan asuransi dan kartu kredit. Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Transaksi Kasir dengan berbagai macam cara pembayaran dan diskon.

2) Laporan penerimaan kasir berdasarkan shift (pagi, sore, dan malam).

3) Melihat informasi tagihan pesien.

e. Laboratorium: merupakan modul yang digunakan untuk melayani pemeriksaan pasien di laboratorium. Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Transaksi Laboratorium beserta detail tindakan lab dan pemeriksaan.

2) Pencatatan hasil pemeriksaan laboratorium.

3) Manajemen tindakan detail laboratorium.

Modul ini mendukung aktifitas operasional laboratorium (test-test), yaitu antara lain:

· Hematology

· Kimia Klinik

· Serology

· Elektrolit

· Transudat/Eksudat

· Panel Jantung

· LCS

· Mikrobiologi

· Feces

· Narkoba

f. Master: merupakan modul yang digunakan untuk manajemen dan pendataan master data.

Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Treatment dan Treatment Group digunakan untuk menjemen dan pendataan semua tindakan perawatan di rumah sakit.

2) Manajemen obat dan bahan-bahan medis.

3) Manajemen harga penjualan obat.

4) Manajemen dan pendataan supplier.

5) Manajemen dan pendataan staff rumah sakit.

6) Manajemen dan pendataan dokter.

7) Manajemen dan pendataan bank.

8) Manajemen dan pendataan asuransi.

g. Poliklinik (Poli): modul ini digunakan untuk aktifitas operasional poliklinik. Poliklinik diklasifikasikan oleh rumah sakit. Contohnya adalah poliklinik anak, poliklinik umum, poliklinik mata dll. Di dalamnya dokter melakukan tindakan medis. Semua kejadian pada pasien di rekam di sini, sehingga dokter langsung mengetahui histori tindakan dan obat-obatan yang pernah diberikan kepada pasien. Transaksi poliklinik pada SIRS dibagi menjadi dua, yaitu transaksi paket dan nonpaket. Untuk mendukung proses di poliklinik diperlukan juga beberapa data master yaitu master data tindakan dan master data obat (optional). Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Transaksi poliklinik (poli) beserta history transaksi.

2) Laporan transaksi pasien berdasarkan lokasi poliklinik (poli) dan shift.

h. Purchasing: adalah modul untuk mendukung operasional proses pengadaan barang baik bahan

medis maupun nonmedis. Di dalamnya ada hirarki. Bagian penjualan membuat rencana penjualan berdasarkan peringatan dari sistem mana saja item-item yang sudah mencapai ambang batas untuk dilakukan pembelian. Setelah membuat rencana pembelian atasan bagian

pembelian melakukan persetujuan atau penolakan. Kalau di setujui baru proses pembelian bisa dilanjutkan. Di sini ada mekanisme kontrol terhadap aktivitas pengadaan barang (obat dan bahan medis dan lain-lain). Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Pendataan supplier.

2) Penyetujuan Order Permintaan Pembelian (OPP).

3) Penyetujuan dan Pembatalan Order Pembelian (OP).

4) Pembuatan Bukti Penerimaan Barang (BPB).

i. UGD: Modul ini berguna untuk operasional UGD, dimana pasien membutuhkan tindakan cepat. Modul UGD juga bisa difungsikan sebagai modul pendaftaran, pasien bisa mendaftar lewat UGD untuk tindakan-tindakan yang bersifat kritis dan krusial. Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Pendaftaran pasien UGD.

2) Manajemen dan pencatatan hasil pemeriksaan dan tindakan.

3) Transaksi UGD.

j. Gizi: merupakan modul yang digunakan untuk manajemen dan transaksi penyediaan makanan kepada pasien.

k. Rekam Medis: merupakan modul yang digunakan untuk menangani pengolahan data jenis penyakit (ICD) dan pencatatan aktifitas-aktifitas pasien yang terekam (tercatat) data medisnya di Rumah Sakit. Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Pendataan International Classification of Diseases (ICD).

2) Rekam medis dan diagnosa penyakit kepada pasien.

l. Operasi: merupakan modul yang digunakan untuk menajemen dan transaksi operasi atau bedah. Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Transaksi Operasi

2) Pendataan tindakan bedah

3) Pendataan penggunaan obat

m. Radiologi: merupakan modul yang digunakan untuk menajemen dan transaksi radiologi. Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Transaksi Radiologi.

2) Pendataan tindakan Radiologi.

3) Pendataan penggunaan obat untuk Radiologi.

n. Renal Unit: merupakan modul yang digunakan untuk menajemen dan transaksi renal unit.

Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Transaksi renal unit.

2) Pendataan tindakan renal unit.

3) Pendataan penggunaan obat renal unit.

o. Accounting: merupakan modul yang digunakan untuk menajemen akuntansi keuangan. Secara detail fitur yang terdapat di dalam modul ini antara lain:

1) Pendataan jurnal.

2) Pendataan piutang.

3) Pendataan buku besar.

4) Open Jurnal.

5) Laporan Neraca.

6) Laporan laba-rugi.

p. VK: Modul untuk mendukung operasional VK (prosesi persalinan).

q. Report: di dalam SIRS, pada masing-masing modul terdapat laporan. Laporan-laporan tersebut antara lain adalah:

1) Laporan penjualan apotik rawat jalan

2) Laporan penjualan apotik rawat inap

3) Laporan Poli dan UGD

4) Laporan pasieng bangsal

5) Laporan rekap transaksi bulanan perunit

6) Laporan penerimaan rawat jalan

B. SPESIFIKASI KEBUTUHAN KOMPUTER

Berikut ini spasifikasi hardware yang dibutuhkan untuk mendukung SIRS, yaitu:

Spesifikasi Server

· Processor Intel® Core™2 Quad Processor Q8200 (2.33 GHz, FSB 1333, Cache 4MB)

· Chipset Intel® S3200 Server Chipset

· Memory 2 GB ECC DDR2-5300 SDRAM 667 MHz

· Video Type Integrated ATI ES1000 32 MB

· Hard Drive 500 GB Serial ATA-II/300, 7200 RPM, Cache 16MB, Hot-Plug, 3.5-inch

· Optical Drive 16X DVD-ROM

· Networking Integrated Intel® PRO/1000XT Gigabit Server Connection

· Monitor LCD 16”

Spesifikasi Client

· Processor Intel® Core2 Duo Processor E7500 (2.93 GHz, FSB 1066, 3MB)

· Chipset Intel® G41 Express Chipset

· Memory 1 GB DDR-2 SDRAM 800 MHz w/ Heat-Spreader

· Video Type Intel® Graphic Media Accelerator X4500 DVMT 224 MB (shared)

· Hard Drive 320 GB Serial ATA-II/300, 7200 RPM, Cache 8 MB

· Optical Drive 16X DVD-ROM

· Networking Integrated 10/100/1000 LAN

· Monitor LCD 16”

Hardware Jaringan

· Switch 24 autosensing, auto-configuration MDI/MDIX 10BASE-T/100BASE-TX

· Cable Category 6 FTP Cable, 4 pair, CMX Rated, 0,300 in (7,6 mm) PVC,23 AWG solid

· copper, PN : F006004-XGY4

Hardware Lainnya

· Printer Laser HP LaserJet 5200L

· Printer Dot

· Matrix

· EPSON TM-U220PB

· AC Air Conditioner

C. STRUKTUR PEMBAGIAN PEKERJAAN

Susunan Anggota:

 Project Manager (PM) : nurlaili

 System Analyst (SA1) : rizki

 Business Process System Analyst (SA2) : khoirul

 Lead Programer : nunung

 Debuger dan Tester : rizki

 lead Database Administrator : Rizky

 Documentator : khoirul

 lead Designer : nunung

 Pengguna system : karyawan rumah sakit

D. DIAGRAM PERTANGGUNGJAWABAN PROJECT

E. PEMBAGIAN TUGAS

a. Pendefinisain Ruang Lingkup : khoirul anwar

b. Analisis Permasalahan : khoirul anwar

c. Analisis Kebutuhan : rizki

d. Analisis Keputusan : nurlaili.

e. lead Desain : nunung

f. lead Programer : rizki

F. ESTIMASI WAKTU PENGERJAAN PROJECT

Untuk merealisasikan perancangan project sampai pada tahap desain, kurang lebih memerlukan waktu 4 bulan, berikut ini adalah tabel jadwal pengerjaan project:

No	Kegiatan	I				II				III				IV				V				VI
Minggu ke		1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4	1	2	3	4
1	Pendefinisian Ruang Lingkup
2	Analisis Permasalahan
3	Analisis Kebutuhan
4	Analisis Keputusan
5	Desain
6	Pembuatan program (modul)
7	testing
8	Training user

Dan, berikut ini adalah rincian waktu untuk pembuatan modul (aplikasi) sistem informasi rumah sakit, dengan menggunakan 1 orang programer, 1 orang designer dan 1 orang database administrator untuk 1 modul aplikasi, maka keseluruhan sistem akan selesai dalam waktu maksimal 30 hari.

No	Nama Modul	Jangka Waktu (hari)
1	admisi	15
2	Farmasi (apotek, purchase,kasir)	30
3	bangsal	15
4	Pendaftaran dan rekam medis	15
5	lab	30
6	master	15
7	poliklinik	15
8	UGD	15
9	Gizi	15
10	Operasi	15
11	radiologi	15
12	renal	15
13	accounting	30
14	VK	15
15	Report	30

G.RENCANA ANGGARAN BIAYA

Aplikasi SIRS adalah aplikasi Sistem Informasi Rumah Sakit dan Manajemen Keuangan yang siap untuk di development di Rumah Sakit di manapun. Kami menawarkan harga sebagai berikut, plus pelatihan, dan garansi.

No	Nama Modul	Harga per modul
1	admisi	Rp 10.000.000,-
2	Farmasi (apotek, purchase,kasir)	Rp 35.000.000,-
3	bangsal	Rp 10.000.000,-
4	Pendaftaran dan rekam medis	Rp 10.000.000,-
5	lab	Rp 20.000.000,-
6	master	Rp 10.000.000,
7	poliklinik	Rp 10.000.000,
8	UGD	Rp 10.000.000,
9	Gizi	Rp 10.000.000,
10	Operasi	Rp 10.000.000,
11	radiologi	Rp 10.000.000,
12	renal	Rp 10.000.000,
13	accounting	Rp 25.000.000,
14	VK	Rp 10.000.000,
15	Report	Rp 10.000.000,